工作力UP系列(一):雲端工作術讓你的工作更有效率(上)!

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將你的文件「雲端化」(續)

Google文件可讓多人同時在線上編輯同一份文件,並可即時討論。當多人一起上線編輯時,右邊會出現類似聊天室的畫面,讓大家可以用打字的方式來討論,而每個參與的線上使用者都可看到其他人的打字游標(一個人一種顏色)跟輸入的內容。

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如果你擔心自己撰寫的內容被別的共用者給刪除或修改,可以從【檔案】選單裡面的【查看修訂版本紀錄】,隨時可查詢文件的修改紀錄,並還原文件。

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如果你不習慣使用Google文件的界面來編輯文件,可以安裝Google所提供的「Cloud Connect」軟體套件,它可以將微軟的Office軟體搖身一變,成為可以支援雲端的辦公軟體,讓你的文件直接儲存在Google的主機中,還能與其他人共同編輯,並提供了修訂版本的功能。

Google Cloud Connect

 

Google Cloud Connect的使用方式相當簡單,下載並安裝後在Office上方會出現一行工具列,按下〔登入〕按鈕,輸入你的Google帳號即可開始使用。

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Google Cloud Connect還能設定自動或手動同步方式。

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當你編輯好了文件之後,只要按下工具列的〔同步處理〕按鈕,就會自動與Google文件進行同步,你也可以查看修訂版本的紀錄,或是按下〔共用〕按鈕與其他使用者共同編輯。

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除了Google文件之外,微軟在Office 2010也加入了雲端的功能,讓使用者也能透過瀏覽器線上編輯、檢視他的文件。微軟的SkyDrive線上儲存空間提供了25GB的容量,除了可以儲存各種Office文件之外,還可線上與朋友分享照片及影片。

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如果你使用的是Office 2010,在儲存檔案時選擇「儲存並傳送」→「儲存至Web」,再用你的Windows Live帳號登入後,即可將文件直接儲存在SkyDrive的25GB超大網路磁碟中,再透過瀏覽器來觀看或編輯。

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你可以透過瀏覽器登入SkyDrive,直接在裡面建立新的文件、試算表、簡報或OneNote筆記本,也能設定文件的共用。

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以上介紹的兩種雲端文件服務,打破了傳統的「文件一定要儲存在自己的電腦或隨身碟」的觀念,而是將檔案同步到雲端的主機,再透過其他的電腦、手持裝置來進行閱讀或編輯。加上文件共用的功能,可以讓多人同步或非同步編輯這些文件,不必再依靠Email夾帶附檔的方式來編輯(會造成文件版本的混亂),可說是雲端時代的新工作方式。

在下一篇「雲端工作術」的文章中,阿正老師會介紹其他好用的雲端服務,例如雲端同步你的檔案、我的最愛、密碼、筆記,敬請期待喔!

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(本文與D-Link 享樂數位生活合作並同步刊載, 欲留言請到此篇下方,謝 謝!)