工作力UP系列(一):雲端工作術讓你的工作更有效率(上)!

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四、雲端工作術(一)—線上行事曆

想紀錄跟規劃自己的行程嗎?那麼你應該來試試看「Google日曆」,它可以用天、週、月來紀錄你的活動及待辦事項,還可以建立多個日曆,方便將你的公務跟私人行程給區隔開來。

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當你建立了一個新的日曆之後,還可設定與特定的人共用(當然他也需要有一個Google帳號),或是直接公開你的日曆。如果你加入了其他人與你共用的日曆,就可在畫面上看到他人的行程,隨時掌握對方的動態。

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Google日曆除了可以用Email或彈跳視窗來提醒你即將發生的活動之外,還有一個非常好用的功能,就是可以免費發送簡訊來通知你。只要到Google日曆的設定畫面,選擇「行動設定」,輸入你的手機號碼後,就會收到一個驗證碼的簡訊,將簡訊中的數字輸入後即可通過驗證,如此一來你就可以將重要的行事設定用簡訊通知,再也不怕忘記重要的紀念日或會議啦!(這個功能我已經用了好幾年了,簡訊真的是免費的喔!) 不過因為某些電信業者沒有支援Google簡訊,要是你收不到驗證碼的簡訊,就表示你無緣使用這個簡訊服務了。

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五、雲端工作術(二)—將你的文件「雲端化」

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想要達成行動辦公室,隨處都可打開你的重要文件,那麼阿正老師推薦你使用「Google文件」這個免費的Google服務,它可以讓你將文件上傳到Google的雲端主機中,只要有網路的地方,隨時隨地都可使用瀏覽器來編輯文件,不需要安裝Office軟體,甚至可與他人共同編輯文件,可以大大提昇你的行動力。

Google文件除了用電腦的瀏覽器來開啟之外,它也提供了手機版本的網頁,能讓你用智慧型手機或平板電腦(如iPhone、iPad、Android)裡面的瀏覽器直接讀取裡面的文件,而且另外還有Android版的Google文件專用軟體,讓你閱讀文件更方便。

「Google文件」小檔案

  • 網址:http://docs.google.com
  • 特色:
    • 可線上編輯文件、試算表、簡報及表單
    • 只要瀏覽器即可使用,不須安裝Office軟體
    • 文件不必再儲存在電腦中,隨時隨地都可存取
    • 共筆編輯文件,並保留修訂版本

 

你只要有Google帳號,就可以登入「Google文件」網頁裡面,按下〔上載〕按鈕,將檔案或資料夾上傳到Google的雲端主機裡面,每個帳號的空間有1GB,能你儲存微軟Office的文件(如doc、docx、ppt、pps、xls、xlsx、csv)、OpenOffice文件、照片及PDF檔。

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你也可以直接在Google文件裡面新增檔案,包括文件、簡報、試算表、表單及繪圖,等於就是你的線上辦公室,只要瀏覽器就可以使用了,不需要安裝Office軟體。

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編輯好的文件,當然也可以直接列印,或下載成一般的Office檔案、PDF、HTML文件檔,相當方便。

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Google文件更好用的一點,就是可以直接將文件跟其他人共用,一起共筆編輯,像是同事之間一起寫企劃案,同學分組一起寫報告,幫你省去了一份文件可能有多個版本的困擾。

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