(二)加入附件

 

在選單【外掛程式】→【Mail Merge with Attachments】→【Add File Attachments】可插入郵件的附件檔,均透過Google雲端硬碟來寄送,分成三種選擇方式:

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1.Insert Files from Google Drive(從Google雲端硬碟插入檔案):

 

你可以先將要寄送的附件上傳到Google雲端硬碟中,選擇「Insert Files from Google Drive」 就能選擇一或多個檔案,將這些檔案以附件型態寄出(不是寄送分享的網址)。

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2.Select Files from Computer(從我的電腦上傳):

 

第二種方式其實跟第一種方式差不多,先將本機的檔案上傳到雲端硬碟再插入附件。

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3.List Files in Google Drive Folder(從雲端硬碟的資料夾產生檔案列表):

 

如果你希望快速選擇檔案,可使用「List Files in Google Drive Folder」這個選項,再選擇Google雲端硬碟的某一個資料夾,接著系統就會將該資料夾的檔案變成試算表的一個工作表,如果你的檔案存放在多個資料夾中,則重複執行該動作,將多個資料夾的檔案製作成檔案列表。

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接著切換為原本的「Mail Merge」工作表,可發現在附件的欄位中多出了下拉式選單,點擊之後就會出現檔案的列表讓你選擇,相當方便。

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4.手動輸入檔名:

 

最後一種方式是手動輸入檔名,例如我先將要郵寄的檔案全部上傳到雲端硬碟的「我的附件」資料夾中:

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接著在附件的欄位中輸入路徑(路徑中的反斜線要連續輸入兩個反斜線字元)及檔名,例如:

\\我的附件\\台中.jpg

就表示要插入雲端硬碟根目錄下的「我的附件」資料夾裡面的「台中.jpg」這個檔案,若有多個檔案則以逗點隔開。

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※請注意: 資料夾名稱有區分大小寫,如果檔名寫錯則不會寄出附件,且不會有警告訊息。

※因為附件是以傳統郵件夾帶附檔來寄送,所以檔案容量會受到郵件附件容量(25MB)的限制喔!

 

 

 

(三)設定郵件合併

 

完成郵件內容的輸入之後,最後就是要執行合併郵件了,點擊選單中的【Configure Mail Merge】選項:

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選擇你的寄件者信箱,並輸入寄件人名稱(下圖紅框處),按下〔Continue〕繼續:

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接著你可選擇從Gmail的郵件草稿當作範本,或是手動輸入郵件範本,這邊用第二項手動輸入來示範:

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我們可以輸入郵件的主旨及內容,要插入合併欄位的名稱,請在欄位名稱前後加上兩個大括號,例如 {{姓名}},{{性別}} …。 如果合併欄位的文字有錯誤,在合併時會出現錯誤訊息(如下圖的ERROR… )並且無法合併。

想要測試內看郵件寄出的內容是否正確,可以先點擊〔Send a Test Email〕來寄出測試信。

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以下就是測試信的結果,可看到欄位文字合併正確,附件也正常寄出。沒問題的話就可以按下〔Run Mail Merge〕來合併郵件了!

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合併郵件時會出現以下畫面,右下角會彈出目前正在寄出的郵件收件者:

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因為阿正老師的測試資料都輸入同一個信箱,所以能看到信箱中出現了多封合併郵件的內容:

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郵件寄出後會在狀態欄位顯示寄出郵件的時間,如果需要重新寄送,請將寄送狀態儲存格的內容給刪除(按下〔Del〕鍵),再重新執行一次Mail Merge,就可重新寄發狀態為空白的使用者。

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因為這支程式是以附件方式寄送,而不是傳送Google雲端硬碟的檔案分享連結, 因此若你的附件檔案容量超過25MB的話,會出現以下的錯誤訊息,只要修正附件檔之後將狀態欄位裡面的文字刪除,重新執行一次郵件合併即可。

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Mail Merge with Attachments可說是一套非常實用的工具,只要建立好一次合併用的Google試算表,就可輕鬆將不同的檔案、內容寄給不同收件者,雖然每天只能寄50封,單是對於規模不大的公司、組織或工作團隊來說,其實相當夠用,需要的話也不妨給作者一點贊助,取得完整版的授權吧!

 

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