Google試算表也能「合併列印」，可針對不同收件人寄出不同的郵件及附件！

 

（二）加入附件

 

在選單【外掛程式】→【Mail Merge with Attachments】→【Add File Attachments】可插入郵件的附件檔，均透過Google雲端硬碟來寄送，分成三種選擇方式：

 

1.Insert Files from Google Drive（從Google雲端硬碟插入檔案）：

 

你可以先將要寄送的附件上傳到Google雲端硬碟中，選擇「Insert Files from Google Drive」 就能選擇一或多個檔案，將這些檔案以附件型態寄出（不是寄送分享的網址）。

 

2.Select Files from Computer（從我的電腦上傳）：

 

第二種方式其實跟第一種方式差不多，先將本機的檔案上傳到雲端硬碟再插入附件。

 

 

3.List Files in Google Drive Folder（從雲端硬碟的資料夾產生檔案列表）：

 

如果你希望快速選擇檔案，可使用「List Files in Google Drive Folder」這個選項，再選擇Google雲端硬碟的某一個資料夾，接著系統就會將該資料夾的檔案變成試算表的一個工作表，如果你的檔案存放在多個資料夾中，則重複執行該動作，將多個資料夾的檔案製作成檔案列表。

 

接著切換為原本的「Mail Merge」工作表，可發現在附件的欄位中多出了下拉式選單，點擊之後就會出現檔案的列表讓你選擇，相當方便。

 

4.手動輸入檔名：

 

最後一種方式是手動輸入檔名，例如我先將要郵寄的檔案全部上傳到雲端硬碟的「我的附件」資料夾中：

 

接著在附件的欄位中輸入路徑（路徑中的反斜線要連續輸入兩個反斜線字元）及檔名，例如：

\\我的附件\\台中.jpg

就表示要插入雲端硬碟根目錄下的「我的附件」資料夾裡面的「台中.jpg」這個檔案，若有多個檔案則以逗點隔開。

※請注意： 資料夾名稱有區分大小寫，如果檔名寫錯則不會寄出附件，且不會有警告訊息。

※因為附件是以傳統郵件夾帶附檔來寄送，所以檔案容量會受到郵件附件容量(25MB)的限制喔！

 

 

 

（三）設定郵件合併

 

完成郵件內容的輸入之後，最後就是要執行合併郵件了，點擊選單中的【Configure Mail Merge】選項：

 

選擇你的寄件者信箱，並輸入寄件人名稱（下圖紅框處），按下〔Continue〕繼續：

 

接著你可選擇從Gmail的郵件草稿當作範本，或是手動輸入郵件範本，這邊用第二項手動輸入來示範：

 

我們可以輸入郵件的主旨及內容，要插入合併欄位的名稱，請在欄位名稱前後加上兩個大括號，例如 {{姓名}}，{{性別}} …。 如果合併欄位的文字有錯誤，在合併時會出現錯誤訊息（如下圖的ERROR… ）並且無法合併。

想要測試內看郵件寄出的內容是否正確，可以先點擊〔Send a Test Email〕來寄出測試信。

 

以下就是測試信的結果，可看到欄位文字合併正確，附件也正常寄出。沒問題的話就可以按下〔Run Mail Merge〕來合併郵件了！

 

合併郵件時會出現以下畫面，右下角會彈出目前正在寄出的郵件收件者：

 

因為阿正老師的測試資料都輸入同一個信箱，所以能看到信箱中出現了多封合併郵件的內容：

 

郵件寄出後會在狀態欄位顯示寄出郵件的時間，如果需要重新寄送，請將寄送狀態儲存格的內容給刪除（按下〔Del〕鍵），再重新執行一次Mail Merge，就可重新寄發狀態為空白的使用者。

 

因為這支程式是以附件方式寄送，而不是傳送Google雲端硬碟的檔案分享連結， 因此若你的附件檔案容量超過25MB的話，會出現以下的錯誤訊息，只要修正附件檔之後將狀態欄位裡面的文字刪除，重新執行一次郵件合併即可。

 

 

Mail Merge with Attachments可說是一套非常實用的工具，只要建立好一次合併用的Google試算表，就可輕鬆將不同的檔案、內容寄給不同收件者，雖然每天只能寄50封，單是對於規模不大的公司、組織或工作團隊來說，其實相當夠用，需要的話也不妨給作者一點贊助，取得完整版的授權吧！

 

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