Google試算表也能「合併列印」,可針對不同收件人寄出不同的郵件及附件!

發表: 2017-03-02 11:00 分類: Google, 網路服務 | 無迴響 » | 瀏覽:1,433 人次

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還在用微軟的Office來「合併列印」郵件嗎? 現在你可以輕鬆使用「Google雲端硬碟」中的「Google試算表」,安裝一套小外掛即可幫你輕鬆完成合併郵件的功能,而且還能針對不同收件者寄送不同的附件(從雲端硬碟),郵件內容也可輕鬆加入「合併欄位」,甚至可以匯入Gmail聯絡人群組及排程寄信,功能相當強大! 如果你希望能夠批次寄送不同的資料給多名使用者,不妨來試試這支超好用的程式吧!

 

 

相信不少讀者都用過微軟Office的「合併列印」功能,不過若要合併列印郵件還需要搭配Outlook等軟體,對於現在使用Webmail的用戶來說,確實是不太實用。

知名的美國部落格「Digital Inspiration」最近釋出了一套Google試算表的外掛程式(阿正老師也曾介紹該網站的另一支程式,請見本站文章: 《讓使用者直接上傳檔案到你的Google雲端硬碟,接收檔案更輕鬆!(新增多檔上傳)》),可以利用Google試算表建立使用者資料,然後自動將欄位及附件內容合併為郵件,自動寄發給多名收件者,郵件的內容也能輕鬆加入「合併欄位」,還可針對不同使用者寄送不同的附件檔,如此一來就可針對不同對象來發送不同郵件,可說是大大的便利啊! 不過該作者也不放過賺錢的機會,目前該程式每天只能寄送50封郵件,付費版則可寄送250封,適合中小企業或規模不大的使用群組。

由於官方網站只有英文教學影片,阿正老師特別撰寫了詳細的操作教學,歡迎各位讀者一起跟著操作體驗看看這支好用的工具喔!

 

Mail Merge with Attachments

 

一、安裝Google試算表外掛程式

 

第一次使用需要安裝外掛程式,安裝方式有兩種,可擇一執行。

 

第一種需使用Chrome瀏覽器,安裝Mail Merge with Attachments這支外掛程式,按下〔+免費〕按鈕來安裝。

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第二種則是在Google雲端硬碟中新增一個「Google試算表」 ,點擊選單的【外掛程式】→【取得外掛程式】:

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在搜尋欄位輸入「mail merge」就能找到Mail Merge with Attachments外掛,按下〔+免費〕按鈕來安裝。

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安裝之後會出現授權視窗,點擊〔允許〕即可。

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安裝完成後,畫面上會出現教學影片,不過為內容為英文,可按下右上角的 X 按鈕關閉該視窗。

 

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※官方教學影片:https://www.youtube.com/watch?v=F07Py7sraDg

 

 

二、使用教學

 

雖然Mail Merge with Attachments這支外掛程式的界面為英文,看起來好像很難學,其實只要照著以下步驟練習個一兩次就能輕鬆上手,會用之後保證你會喜歡上它喔!

 

(一)建立合併樣板

 

先點擊選單的【外掛程式】→【Mail Merge with Attachments】→【Create Merge Template】來產生合併的樣板檔:

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接著畫面上會產生一個樣板試算表,欄位的名稱及說明如下:

  • First Name 、 Last Name:名字及姓氏
  • Email Address:郵件地址
  • File Attachments:附件
  • Scheduled Date:排程寄送日期
  • Mail Merge Status:郵件合併狀態

除了Email之後幾項欄位不要修改之外,前面的欄位都可自行修改成需要的格式喔!

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例如阿正老師想要針對不同場次的會議寄發會議資料,可以事先建立好需要的欄位,並將資料填入。

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>>請翻到下一頁: 郵件合併教學

 


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