[升大學專區]如何讓申請入學備審資料PDF檔的容量,控制在5MB以內?

發表: 2018-03-20 11:10 分類: 小技巧, 文書軟體 | 12 則迴響 » | 瀏覽:44,729 人次

標籤 : , , , , , , ,

image

如果你是今年準備申請大學的學生,還是自己或親友的小孩準備要申請大學,一定會知道從四年前開始已全面採用「書面審查電子化作業」,也就是將原本的申請入學備審資料,以PDF檔的方式上傳到「大學甄選入學委員會」的網站,以節省列印及郵寄的成本,也方便教授們閱讀。但是不少同學的資料動不動就是一大疊,要怎麼將PDF檔有效控制在5MB以內呢?今天阿正老師就簡單介紹幾個小撇步,歡迎正在準備申請大學的同學們參考喔!

因為阿正老師曾經在學校有接觸過升大學的業務,因此知道從103年開始試辦了大學申請入學的新措施:「書面審查電子化作業」,詳細內容可參考「大學甄選入學委員會 107個人申請網站」:

image

今年則是全面從3/30(五)開始開放資料上傳,而且單一檔案的容量必須在5MB以內每一校系所有審查資料項目之檔案總容量以10MB為限

image 
(圖片來源:大學甄選入學委員會)

不過同學們精心準備了一大堆的資料,最怕的就是轉出來的PDF可攜式文件檔的容量會「破表」,就必須犧牲照片的數量,或是想辦法減少PDF的容量。今天阿正老師就介紹幾個小技巧,無論你使用的是Office 2016、2010、2007還是2003,都可以輕鬆將PDF檔有效控制在5MB以內,大家不妨也來跟著阿正老師以下的教學一塊兒來試試看吧!

大學甄選入學委員會 個人申請網頁

一、Office 2007/2010的PDF轉檔方法

1.你可以先參考大學甄選入學委員會的個人申請網頁中的「下載專區」,裡面有基本的Office轉PDF檔教學,不過沒有介紹要如何調整PDF容量。

image

2.如果你是Office 2007的使用者,必須先安裝「Office 2007的增益集」才能儲存為PDF檔,該增益集的容量只有913KB,只要到微軟網頁下載並安裝即可。

※下載網址:http://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=9943

image

安裝完成之後,就可以在選單的「另存新檔」中找到「PDF或XPS」這個存檔選項了。

image

3.如果是Office 2010之後版本(2013、Office 365、2016)的使用者,只要存檔時在「存檔類型」選擇「PDF(*.pdf)」即可將Word的格式儲存成PDF檔了。但是問題來了,如果我的檔案轉出來超過5MB該怎麼辦?

可以看到下圖,阿正老師加上了幾個紅框,在「最佳化」的地方有「標準」跟「最小值」可以選擇,在「工具」裡面還有一個「壓縮圖片」的選項可以點選。

image

4.接著阿正老師就來做個小示範,我先準備了一個嵌入了20張大型照片檔(平均大小約5MB)的Word檔,再加入約4000個字,儲存之後的Word檔容量差不多要7MB。

SNAGHTML44a43b

接著儲存為標準的PDF檔(最佳化的選項為「標準」),轉出來的容量約為3.3MB(檔名為1.pdf)。接下來我在「工具」→「壓縮圖片」的選項,將「目標輸出」選擇為「螢幕(150ppi)」,則轉出來的容量為1.9MB(檔名為2.pdf)。最後將最佳化的選項改為「最小值」,則PDF檔的容量就變成了824KB(檔名為3.pdf)。

SNAGHTML4903a9

下面就是轉出來3種PDF檔的容量。可看到容量相差很多,你可以在製作好備審資料後,先用「標準」的模式來轉為PDF檔,如果容量超過5MB,再去調整「壓縮圖片」的選項為150ppi,還是超過的話,只好用「最小值」的最佳化模式,犧牲掉圖片的解析度了。

image

Q:我需要先將我的照片或掃描圖檔,用繪圖軟體先縮小後才放到Word裡面嗎?

A:其實不用,因為Word在轉檔為PDF時會自動壓縮圖片、降低圖片的解析度,所以就算你丟了一大堆大型圖片到Word裡面,轉出來的PDF檔容量還是可以利用上述方式來縮小。

二、Office 2003或其他文書軟體的轉檔方式

如果你還在使用Office 2003,要怎麼轉為PDF檔?

阿正老師在三年多前曾寫過一篇《PDF應用懶人包,讓你輕鬆學會使用PDF!》,裡面介紹了多套可以將文件轉為PDF的軟體,如CC PDF Creator、PDFCreator、PrimoPDF、CutePDF…等,今天要介紹的是有中文界面,而且設定選項完整的PDF Creator。

PDFCreator

1.PDFCreator的安裝方式很簡單,而且可選擇繁體中文界面。

image

2.安裝完成之後,就可看到多出了一台「PDFCreator」的虛擬印表機。

image

3.在Office 2003或其他軟體點選「列印」,並選擇「PDFCreator」這台印表機,就會出現以下畫面,在「文件夾」選擇要輸出PDF的位置,再輸入標題、作者…等資訊後,按下〔保存〕按鈕即可儲存。

image

我們還可以在「配置文件」選單中選擇「高壓縮比(檔案較小)」或「PDF/A(長期保存)」即可,如果選擇「高品質」的話檔案容量很容易破5MB。

image

5.PDFCreator的設定比Word內建的還完整,你可以按下「配置文件」選單右邊的〔編輯〕來進入設定畫面,點擊左邊的「轉換」來設定圖片的壓縮率,基本上「壓縮」的部份可以用「JPEG-高」或「JPEG-中」即可(壓縮越低,檔案越大)。

也可以勾選「對圖像片重新取樣…DPI」,然後將「解析度」的數值改為150或更小(預設為300),就可以精準控制PDF的容量了。

image

因為教授是在螢幕前來觀看你的PDF檔,而且每個PDF檔的觀看時間不會超過5分鐘(因為一位教授在短短幾天之內就要審查數百個檔案,不可能每個都非常仔細去放大來看),因此只要在Word或繪圖軟體中先將圖片的亮度及對比調整好(尤其是掃描的文件),讓教授能夠看得清楚即可。

三、壓縮你的PDF檔

如果你製作出來的PDF還是超過5MB,又不想裝PDF轉換軟體來設定,阿正老師這邊推薦幾個可以壓縮PDF的網站,大家不妨試試:

SmallPDF這個網站為例,只要將你的PDF檔拖曳到畫面中央,即可上傳並自動開始壓縮。

image

壓縮完成後可以直接下載新的PDF檔,請檢視看看裡面的文字格式及影像品質是否接受,如果OK的話就大功告成了! 如果還是超過5MB,只要從原始檔下手去刪減內容囉!

image

—–

距離上傳審查資料只剩下沒幾天了,還在為了PDF轉檔而感到困擾的同學,趕快也來試試看上面幾種方法,製作出符合規定容量的PDF檔吧!

最後阿正老師預祝各位考生金榜題名!

補充:檔案製作的注意事項

下面補充一下大學甄選入學委員會對於檔案製作的注意事項

  • 1.上傳期間:107年3月30日至各大學規定繳交截止日每日上午8時至下午9時止,考生須
    依規定完成審查資料上傳作業,始得參加指定項目甄試。
  • 2.繳交方式:一律採用網路上傳方式繳交審查資料。(部分校系針對若干審查資料項目,
    另訂以郵寄或其他方式繳交者,考生應依其規定另行繳交至該大學)。
  • 3.校系要求之高中(職)在校成績證明,考生若為當學年度各高中(職)應屆畢業生,統一由其
    所屬學校上傳至甄選委員會,其餘考生(含已畢業生或持境外學歷、同等學力報考生等)
    則由本人自行上傳。
  • 4.審查資料上傳須依各校系要求之項目,分項製作成PDF格式檔案後再逐一上傳,單一項目之
    檔案大小以5MB為限,每一校系所有審查資料項目之上傳檔案總容量以10MB為限
  • 5.考生須於該校系繳交審查資料截止日前,完成該校系審查資料上傳作業並完成確認,若逾
    該校系繳交截止日,審查資料上傳系統即關閉該校系之審查資料上傳功能。
  • 6.考生完成確認後,審查資料上傳系統會主動於各審查項目前加入書籤(封面),並將所有審
    查項目整合為一個PDF檔,考生應將已確認之檔案儲存後,重新開啟並檢視儲存後之檔案
    是否完整。
  • 7.上傳之審查資料於確認前皆可重複上傳,亦即考生若欲修改資料內容時,可將修改後之檔
    案重新上傳。惟若審查資料一經確認後,一律不得以任何理由要求修改,請考生務必審慎
    檢視上傳之資料後再行確認。
  • 8.考生須於繳交截止日前完成網路上傳審查資料「確認」作業,完成確認後,審查資料上傳
    系統即產生「審查資料上傳確認表」,考生應自行存檔,嗣後考生對審查資料上傳相關事
    項提出疑義申請時,應提示「審查資料上傳確認表」,未提示者一律不予受理。
  • 9.審查資料上傳完成確認後,有關各校系第二階段指定項目甄試報名、繳費等相關資訊,仍
    須詳閱本簡章「貳、分則」各校系規定,並依其規定向該大學完成報名、繳費等相關作業。
  • 10.考生僅上傳審查資料而未確認時,甄選委員會逕於繳交截止日後,將已上傳之審查資料整
    合為一個PDF檔並轉送各大學。考生得否參加第二階段指定項目甄試,依各大學規定辦理,
    考生不得異議。
    *前述未確認之審查資料中,若僅有高中(職)在校成績證明,且該成績證明係由考生所屬高
    中(職)學校上傳者,一律視同「考生未曾上傳審查資料」,亦即甄選委員會將不會把此份
    資料送至各大學。
  • 11.審查資料上傳系統所輸入之學科能力測驗應試號碼及身分證號碼(或居留證號碼),必須
    與報名107學年度學科能力測驗的號碼相同。

※ 審查資料PDF檔請考生使用文字或靜態圖形方式顯示,不得加入影音或其他特殊功能(如附件、連結或Flash等),以免上傳之檔案無法完整呈現。

###

喜歡本站的文章嗎?
歡迎大家按個「讚」給我鼓勵一下吧!




相似文章




喜歡㊣軟體玩家的文章嗎?歡迎加入《軟體玩家FB粉絲團》吧!
或是按下<這邊>來訂閱RSS!


隨機文章

迴響:

歡迎留下您的意見!


※PS: 因為阿正老師時間有限,且本站所介紹的軟體種類太多(所產生的狀況也很多),可能無法回答一一回答讀者們的問題(尤其像是出現某某錯誤訊息,或者操作過程中哪邊卡住),您可以先上Google搜尋相關的關鍵字,或是到軟體的官方網站/論壇來爬文,不便之處還請見諒。
※PS:本站不提供「破解檔」、「註冊機」或「註冊碼」等資訊,請勿利用留言索取該類檔案。
※PS:本站因採用反向代理(Reverse Proxy)技術,留言後必須等到20分鐘後快取網頁過期才會顯示。