[升大學專區]如何讓申請入學備審資料PDF檔的容量,控制在5MB以內?

發表: 2017-03-22 03:18 分類: 小技巧, 文書軟體 | 12 則迴響 » | 瀏覽:34,263 人次

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如果你是今年準備申請大學的學生,還是自己或親友的小孩準備要申請大學,一定會知道今年最大的變革,就是全面採用了「書面審查電子化作業」,也就是將原本的申請入學備審資料,以PDF檔的方式上傳到「大學甄選入學委員會」的網站,以節省列印及郵寄的成本,也方便教授們閱讀。但是不少同學的資料動不動就是一大疊,要怎麼將PDF檔有效控制在5MB以內呢?今天阿正老師就簡單介紹幾個小撇步,歡迎正在準備申請大學的同學們參考喔!

 

因為阿正老師曾經在學校有接觸過升大學的業務,因此知道從103年開始試辦了大學申請入學的新措施:「書面審查電子化作業」,詳細內容可參考「大學甄選入學委員會 106個人申請網站」:

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今年則是全面從3/17(五)開始開放資料上傳,而且單一檔案的容量必須在5MB以內每一校系所有審查資料項目之檔案總容量以10MB為限

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(圖片來源:大學甄選入學委員會)

 

不過同學們精心準備了一大堆的資料,最怕的就是轉出來的PDF可攜式文件檔的容量會「破表」,就必須犧牲照片的數量,或是想辦法減少PDF的容量。今天阿正老師就介紹幾個小技巧,無論你使用的是Office 2010、2007還是2003,都可以輕鬆將PDF檔有效控制在5MB以內,大家不妨也來跟著阿正老師以下的教學一塊兒來試試看吧!

 

大學甄選入學委員會 個人申請網頁

 

一、Office 2007/2010的PDF轉檔方法

 

1.你可以先參考大學甄選入學委員會的個人申請網頁中的「下載專區」,裡面有基本的Office轉PDF檔教學,不過沒有介紹要如何調整PDF容量。

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2.如果你是Office 2007的使用者,必須先安裝「Office 2007的增益集」才能儲存為PDF檔,該增益集的容量只有913KB,只要到微軟網頁下載並安裝即可。

※下載網址:http://www.microsoft.com/zh-tw/download/details.aspx?id=9943

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安裝完成之後,就可以在選單的「另存新檔」中找到「PDF或XPS」這個存檔選項了。

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3.如果是Office 2010的使用者,只要存檔時在「存檔類型」選擇「PDF(*.pdf)」即可將Word的格式儲存成PDF檔了。但是問題來了,如果我的檔案轉出來超過5MB該怎麼辦?

可以看到下圖,阿正老師加上了幾個紅框,在「最佳化」的地方有「標準」跟「最小值」可以選擇,在「工具」裡面還有一個「壓縮圖片」的選項可以點選。

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4.接著阿正老師就來做個小示範,我先準備了一個嵌入了20張大型照片檔(平均大小約5MB)的Word檔,再加入約4000個字,儲存之後的Word檔容量差不多要7MB。

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接著儲存為標準的PDF檔(最佳化的選項為「標準」),轉出來的容量約為3.3MB(檔名為1.pdf)。接下來我在「工具」→「壓縮圖片」的選項,將「目標輸出」選擇為「螢幕(150ppi)」,則轉出來的容量為1.9MB(檔名為2.pdf)。最後將最佳化的選項改為「最小值」,則PDF檔的容量就變成了824KB(檔名為3.pdf)。

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下面就是轉出來3種PDF檔的容量。可看到容量相差很多,你可以在製作好備審資料後,先用「標準」的模式來轉為PDF檔,如果容量超過5MB,再去調整「壓縮圖片」的選項為150ppi,還是超過的話,只好用「最小值」的最佳化模式,犧牲掉圖片的解析度了。

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Q:我需要先將我的照片或掃描圖檔,用繪圖軟體先縮小後才放到Word裡面嗎?

A:其實不用,因為Word在轉檔為PDF時會自動壓縮圖片、降低圖片的解析度,所以就算你丟了一大堆大型圖片到Word裡面,轉出來的PDF檔容量還是可以利用上述方式來縮小。

 

二、Office 2003或其他文書軟體的轉檔方式

如果你還在使用Office 2003,要怎麼轉為PDF檔?

阿正老師在三年多前曾寫過一篇《PDF應用懶人包,讓你輕鬆學會使用PDF!》,裡面介紹了多套可以將文件轉為PDF的軟體,如CC PDF Creator、PDFCreator、PrimoPDF、CutePDF…等,今天要介紹的是有中文界面,而且設定選項完整的PDF Creator。

PDFCreator

 

1.PDFCreator的安裝方式很簡單,而且可選擇繁體中文界面。

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2.安裝完成之後,就可看到多出了一台「PDFCreator」的虛擬印表機。

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3.在Office 2003或其他軟體點選「列印」,並選擇「PDFCreator」這台印表機,第一次執行時就會出現以下畫面。點選左邊的〔Application Settings〕進入應用程式設定。

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接著在語系選單中選擇「Chinese(Traditional)」並按下〔Save〕即可切換操作界面為正體中文了。

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4.之後每次列印到PDFCreator後就會出現以下畫面,建議在「使用檔」選單中選擇「高壓縮比(檔案較小)」或「PDF/A(長期保存)」即可,如果選擇「高品質」的話檔案容量很容易破5MB。

按下右下角的〔儲存〕可以將檔案存為PDF檔,如果要調整PDF的大小,請按下〔設定〕按鈕。

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5.PDFCreator的設定比Word內建的還完整,你可以在「選項」畫面→「PDF」→「壓縮」,設定圖片的壓縮率,基本上「壓縮」的部份可以用「JPEG-高」或「JPEG-中」即可(壓縮越低,檔案越大)。

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也可以勾選「圖片重新取樣為…DPI」,然後將「解析度」的數值改為150或更小(預設為300),就可以精準控制PDF的容量了。

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因為教授是在螢幕前來觀看你的PDF檔,而且每個PDF檔的觀看時間不會超過5分鐘(因為一位教授在短短幾天之內就要審查數百個檔案,不可能每個都非常仔細去放大來看),因此只要在Word或繪圖軟體中先將圖片的亮度及對比調整好(尤其是掃描的文件),讓教授能夠看得清楚即可。

 

如果你製作出來的PDF還是超過5MB,阿正老師這邊推薦幾個可以壓縮PDF的網站,大家不妨試試:

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距離上傳審查資料只剩下沒幾天了,還在為了PDF轉檔而感到困擾的同學,趕快也來試試看上面幾種方法,製作出符合規定容量的PDF檔吧!

 

最後阿正老師預祝各位考生金榜題名!

 

 

補充:檔案製作的注意事項

 

下面補充一下大學甄選入學委員會對於檔案製作的注意事項

 

  • 1.考生須依各校系要求之項目,事先分項製作成PDF格式檔案後,再至甄選委員會「審查資料上傳系統」逐一項目上傳。
    (以其他格式製作之資料,如word或jpg等,須轉為PDF檔案格式後再行上傳。)
  • 2.每個校系的單一項目之檔案大小以5MB為限,每一校系所有審查資料項目之上傳檔案總容量以10MB為限。
  • 3.審查資料PDF檔請考生使用文字或靜態圖形方式顯示,不得加入影音或其他特殊功能(如附件、連結或Flash等),以免上傳之檔案無法完整呈現。
  • 4.考生完成確認後,審查資料上傳系統會主動於各審查項目前加入書籤(封面),但不會主動加入頁碼,考生可依需求自行決定是否製作封面或編製頁碼。

 

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