Google終於全面開放「Google表單」的檔案上傳功能囉!

發表: 2017-07-11 09:00 分類: Google, 網路服務 | 無迴響 » | 瀏覽:8,687 人次

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Google在2016年9月底將原本的雲端服務套件「Google Apps for Work」正式更名為「G Suite」,而且在10月底推出了多項新功能,原本只有G Suite的付費版、教育版或政府版才能使用的「Google表單」的檔案上傳功能,現在終於開放給所有Google使用者了! 你能讓其他人輕鬆上傳檔案到你的「Google雲端硬碟」中,單檔最大的容量可達10GB,還可限制上傳檔案的類型,真是太方便了!大家趕快來試試看吧! (2017/7/11 開放所有Google帳號使用)

 

 

「Google表單」是不少使用者相當愛用的Google服務,可以用來將一般的紙本流程電子化,設計出各式報名表、問卷、資料填報…等,不過初期的功能實在相當陽春,後來Google才慢慢加入了多種題型,而且也支援「外掛程式」及「指令碼編輯器」,甚至可以做成「線上測驗」,功能越來越強。

不過還是有一個很不方便的地方,就是Google表單無法上傳附件,只能透過Google Apps Script的方式來達成(請見本站文章: 《讓使用者直接上傳檔案到你的Google雲端硬碟,接收檔案更輕鬆!(新增多檔上傳)》),這個缺點Google也於聽到了,終於在2016/10/19的官方部落格釋出了這個新功能的消息,阿正老師也是期待了很久,終於在今天等到了這個新功能,迫不及待地向各位讀者介紹。原本該功能僅能用在G Suite的付費版、教育版或政府版,終於在2017年7月開放給G Suite免費版(也就是早期的Google Apps)及一般的Google使用者了! 不過上傳時還是需要先登入Google才行,想要匿名上傳檔案的讀者可以藉由Google Apps Script來達成,或是使用Dropbox的檔案請求功能(請見本站文章:《Dropbox開放「檔案請求」功能,讓別人能上傳檔案到你的Dropbox,蒐集照片、文件更加方便!》)了。

 

Google表單

 

 

使用方式

 

1.先進入Google表單,在問題的類型張開下拉選單,就能看到「檔案上傳」的題型。

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2.接著會提示你作答者會將檔案上傳到你的Google雲端硬碟,按下「繼續」即可。

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※請注意上傳的檔案依然會佔去你的雲端硬碟容量,請確定空間是否足夠。

3.更改類型之後,左邊可以選擇檔案的數量上限及大小上限,數量有1、5、10三種,容量有1MB、10MB、100MB、1GB及10GB五種容量上限可選。

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下方還有一行字「This form can …」表示該表單最多能接受檔案上傳的總容量,按下「Change」連結會進入表單的設定,可以選擇1G~1TB等容量,當總上傳容量到達限制時,表單就會自動關閉,不接受作答。

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4.按下「僅允許特定檔案類型」,可限制8種類型的檔案上傳。

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※不開啟「僅允許特定類型檔案」無法上傳可執行檔(如.exe、.com),但是將它壓縮之後可以上傳。

 

5.完成之後的Google表單,必須登入Google帳號才能上傳檔案,如果你用G Suite帳號(如免費版、付費版、教育版、政府版…)機構的帳號登入所製作的表單,可以限制是否能讓同機構或一般Google帳號就能登入上傳檔案! 目前「檔案上傳」的題目一次只能選取一個檔案來上傳

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當你上傳多個檔案時,會以小方塊來顯示已經上傳的檔案,還可按下方塊右邊的X鈕來刪除不要的檔案。

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使用G Suite服務的用戶,可以在「設定」處勾選是否僅限同一個機構的使用者才能填寫,如果不勾選,一般Google使用者也能上傳檔案。

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如果勾選了僅限XXXX使用者的話,當機構以外的使用者開啟該表單,則會出現以下錯誤訊息。

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如果你用一般的Google帳號建立的表單,G Suite帳號的使用者也可以正常上傳檔案。

 

當使用者開啟了你的表單,尚未登入Google帳戶時,會出現以下提示訊息,要登入後才有辦法填寫該表單喔!

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6.上傳的檔案會儲存在雲端硬碟的什麼地方呢?就是在該表單儲存位置的資料夾下面,會自動產生表單名稱(File responses)的資料夾,下面還會有題目名稱的資料夾,因此可以輕鬆將每個題目所蒐集來的檔案進行分類,而且上傳的檔名後面會自動加上使用者的名稱,如下圖的檔名原本是「a.jpg」,上傳後變成「a-阿正老師.jpg」,如此才知道該檔案是誰上傳的。

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雖然Google表單的檔案上傳功能還是有許多限制,不過對於使用者來說確實方便不少,如果你的表單需要檔案上傳的功能,建議可以用Dropbox檔案要求的方式,或是其他表單服務網站(如liqform)也能達到此功能,歡迎大家試試看!

 

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