五、IBM智慧社群雲功能介紹：郵件/行事曆/聯絡人
當管理者幫員工建立好帳號之後，該使用者就會有一組Email信箱可使用，只要在後台點選上方的「郵件」即可進入郵件介面，操作的方式與一般網頁郵件系統相當類似，使用者可以輕鬆上手。
最上方的選單就可以輕鬆切換到行事曆(日曆)、聯絡人(人員)、社群、應用程式等常用的功能。
IBM智慧社群雲能夠將郵件、聯絡人、行事曆、記事本、待辦事項…等功能以分頁標籤的方式來呈現。如下圖紅框處所示，當你一邊撰寫郵件時，同時也能查看你的行事曆，也能新增一筆記事或待辦項目，只要一個瀏覽器視窗就能輕鬆同時處理多件事情，是個相當人性化的設計。
IBM智慧社群雲的行事曆功能也相當完整，除了能設定類型、時間、重複、提醒…之外，還能上傳附件、尋找可用時間或顯示時區，甚至可以直接預約線上會議喔！不愧是專為企業所設計的雲端平台，憑藉著IBM豐富的經驗建立一個相當人性化、有效率而且容易上手的平台。
在「聯絡人」的功能方面，IBM智慧社群雲能匯入Lotus Notes及Microsoft Outlook的聯絡人名單，讓你快速將原本的人脈資料庫轉移到現在的平台中。
一般我們要新增聯絡人時，可以從「郵件」畫面點選左上角的「聯絡人」分頁(下圖紅框處)，畫面上便會列出所有的聯絡人清單，還可按下〔新建〕按鈕來增加新的聯絡人。
另外我們平常工作時還會用到「待辦事項」這個功能，可以從上方的「應用程式」選單中找到：
或是進入「郵件」畫面再按下左上角的「待辦事項」（下圖紅框處）。
你可以新增多筆工作項目，每筆資料都可設定開始/截止日期、種類、狀態、優先順序，也能填入完整的內容及上傳附件，可說是工作的好幫手。IBM智慧社群雲還提供了「側邊工具列」的功能，在畫面右側可顯示「一日行事曆」的工具列，讓你在同一個畫面中就能掌握某個日期的行事，真是個體貼的設計。
「記事本」的功能就比較單純了，可以從上方的「應用程式」選單中找到，或是進入「郵件」畫面再按下左上角的「記事本」（下圖紅框處）。記事本主要是讓你能夠快速記下某些事情，只能輸入標題、種類、內容及附件，右邊一樣能夠叫出側邊工具列，方便你查詢行事曆。
六、IBM智慧社群雲功能介紹：線上文件編輯、共用
為了達成「行動辦公室」的目的，IBM智慧社群雲也提供了一項非常實用的功能，那就是線上的檔案系統及編輯器。只要點選上方「應用程式」→「檔案」，就會出現你的雲端檔案庫，裡面除了能讓你上傳檔案、建立資料夾來分類之外，最實用的功能就是能以個別或協同合作的方式來線上編輯文件，即使你出門在外使用的是沒有安裝Office的電腦，一樣能用瀏覽器讓你來編輯文件，類似Google雲端硬碟跟微軟的outlook.com的功能。
在畫面左側將檔案分類成「固定檔案」、「我的檔案」、「與我共用」、「由我共用」、「社群檔案」……等類型，「固定檔案」就是能手動將重要檔案加上「大頭針」變成固定檔案以方便尋找，「我的檔案」就是自己上傳的所有檔案，而「與我共用」及「由我共用」就是別人分享給你或你分享給別人的相關檔案，「社群檔案」就是在社群裡面所分享的檔案。
你可以按下左上角的〔上傳檔案〕來上傳文件，或是按下〔新建〕按鈕來加入線上文件、試算表、簡報及資料夾。
檔案上傳完成之後，只要點一下該檔案，就能看到有「檢視」、「在IBM Docs中編輯」、「下載」、「上傳新版本」、「共用」……等功能按鈕，下方還可對該文件加入評論、查看版本或查看檔案內容。
如果你想直接在線上編輯文件，只要按下〔在IBM Docs中編輯〕，就可看到類似Office界面的線上編輯器，選單、工具列及常用的Office功能一應俱全，讓你幾乎忘了這其實是一套線上編輯器。當你完成編輯後可按下【檔案】→【儲存】，如果你修改或刪除了較多的內容，可以選擇【發佈版本】，讓你以後可以隨時將文件恢復之前的狀態喔！
在試算表及簡報的功能也相當完整，例如試算表中有相當豐富的公式可供使用。
如果你上傳的是PowerPoint簡報檔，也都能完整地保留原本的格式，不像Google文件偶爾會有格式跑掉的問題。
目前IBM Docs可編輯的文件類型有：
OpenDocument 文件 (.odt)、試算表 (.ods) 和簡報 (.odp)
Microsoft 檔案類型 – Word 文件（.doc 和 .docx）、Excel 試算表（.xls 和 .xlsx）、PowerPoint 簡報（.ppt 和 .pptx）及純文字檔 (.txt) 。
支援的瀏覽器：IE 8以上、Firefox 20以上、Apple Safara 5以上、Google Chrome 25以上及Adobe Flash 11.2以上
接著要介紹的就是相當重要的「共筆」功能了。當你在上傳檔案時，可以選擇將檔案共用給哪些使用者，或是點選檔案後再按下〔共用〕按鈕，此時你可以選擇要邀請哪些使用者，以「讀者」或「編輯者」的身份來存取檔案。
當你跟其他編輯者同時開啟這份文件時，可在左下角看到目前正在編輯的使用者，每名使用者會以一種顏色來代表，當他編輯之後會在文件上出現該使用者的代表色，如此一來可讓多人在同一份文件中填入資料了，可用來彙整一些公司內部的資訊。
舉例來說，假設總經理要各部門彙整本季的銷售業績，以往可能透過透過煩人的郵件往返來整理這些資料，如果使用「檔案」功能，能讓要填報的文件檔案只有一份，獲得授權的使用者都能進去填寫，大大節省資料整理的時間。加上可用版本控制功能來管理文件，即使文件不小心填錯了也能隨時復原，可大大提昇行政的效率喔！
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